chinascandic

När man åker på affärsmöte i Kina så är det behjälpligt om man har lite kunskap om kinesisk affärskultur och oskrivna regler under ett affärsmöte.  


agreement2Ankomst & Hälsning

I Kina är det viktigt att komma i tid, men man kan ha överseende om det t.ex. är mitt i rusningstrafiken. Anländer ni i grupp så bör den mest seniora gå in i mötesrummet först. En lättare bugning är en vanlig hälsningsfras bland kineser men det är accepterat att skaka hand och är generellt att föredra. Du kan mötas av en applåd och bör då återgälda applåderna.

 

 

id-card9Visitkort

Presentera ditt visitkort direkt när du träffar den kinesiska motparten. Visitkort utbytes ofta så se till att ha tillräckligt med dig och se till att din titel är tryckt på kortet. När du överlämnar kortet eller tar emot någon annans kort, håll i kortet med bägge händerna och se till att din info är på rätt sida när du överlämnar kortet. När du tar emot ett kort, se till att ta ett ögonblick och studera kortet innan du lägger ned det i fickan/framför dig på bordet för att visa ditt intresse. 

Undivk: Att ta emot eller överlämna kort med en hand och direkt lägga ned dem i fickan utan att titta på dem först samt att ha visitkort i bakfickan för att bli tagen på allvar. Se också till att inte anteckna på någons visitkort när denne är närvarande. 

 

Klädseltie8  jacket2

Klädsel för män, kostym i konservativa färgval.
Undvik: Färgglada slipsar, grå kostym och jeans.

 Kvinnor: Formell dress är att föredra.

Undvik: Kort kjol och urringning anses vara olämpligt under ett affärsmöte.

 

ribbon87

 

 Presenter 

Presenter brukade vara ett måste vid affärsmöten men är numera ifrågasatt praxis efter Xi Jinpings tillträde och satsningar på att motarbeta korrumption. Blygsammare presenter unika för Sverige är fortfarande att rekommendera, slå gärna in dem i rött papper. I Kina är det är vanligt att tacka nej till gåvan flera gånger innan man tar emot den.

Undvik: Klockor (representerar döden), och presenter i set om 4 som också representerar döden.

 

 

 

men16

 Under själva mötet 

Kineser går sällan direkt in på affärerna utan gillar att småprata lite först. När mötet väl är igång anses det oartigt att avbryta någon och man ska aldrig sätta en specifik individ på plats så att denne tappar ansiktet. Kineser uppskattar återhållsamhet i tal och gester under möten.

Undvik: Att gestikulera, göra grimaser, röra vid någon eller klappa en på en axel.

 

 

Läs mer: Hur du kan förbättra inköp & sourcing från Kina

chinapurchasingshanghai

65% av svenska företag som bedriver handel med Kina har rapporterat att de utsatts för någon form av bedrägeri, särskilt när betalningar genomförts innan godset levererats. Det finns flera fall där inköpen varit i storleksordningen miljontals kronor och man mottagit gods som varit i princip helt värdelöst.

För att undvika bedrägeri gäller det att välja rätt leverantör, och det sker efter att man granskat och utvärderat leverantörer efter grundstaplarna pris, leverans, kvalitet och service men även efter leverantörens samarbetsvilja, kommunikation och visat intresse. Valet av leverantör är det viktigaste enskilda steget i hela processen av inköp från Kina om man vill undvika bedrägerier och undermålig kvalitet. Trots det visar en undersökning från Göteborgs universitet som intervjuat små och medelstora svenska företag som bedriver handel med Kina att leverantörsval ofta styrs av slumpen, även bland företag som handlat med Kina under många år. Många företag väljer leverantörer på internet eller på trade shows där man i själva verket kanske har att göra med en agent eller mellanhand som uppger sig vara en leverantör. I Kina är ofta de med bäst presentation de sämsta alternativen; många av de bästa tillverkarna har sällan flashiga hemsidor eller engelsksspråkiga representanter på trade shows.

exportchina 

Att få en klar bild bild av sin supply chain i Kina kräver att man själv besöker sina leverantörer på plats eller via en pålitlig partner.

Kvalitetskontroll – kräver närvaro i Kina

Handel med Kina försvåras avsevärt av det långa avståndet till Kina och de dyra resorna som krävs och bristen på kommunikation. För att få en genomgående kvalitet måste man kunna specificera vad man vill ha – ofta på kinesiska. Kommunikationen är av stor betydelse om man ska få den kvalitet man vill ha. Det bästa sättet att köpa från Kina är att ha en kontakt i Kina som kan kommunicera med din tillverkare eller leverantör.

Läs mer: Förbättra din kvalitetskontroll i Kina

Många företag använder kinesiska säljagenter som mellanhänder, och även om det kanske är en lösning som fungerar på kort sikt så är det långt ifrån en säker lösning på att göra inköp i Kina.  Många företag vet inte ens vilka deras leverantörer är, eller hur många mellanhänder som lägger på marginal. Många svenska inköpsavdelningar som förser våra  största svenska butikskedjor har inte ens ett kontrakt med sina leverantörer och kan inte identifiera hälften av sina leverantörer. Orderläggningen sker i många fall via epost och med mellanhänder, vilket inte är att rekommendera om man vill bygga upp en stabil supply chain i Kina. Samtidigt är det rent etiskt tvivelaktigt att inte alls veta vem som tillverkar det man köper och kan potentiellt leda till stora PR-bakslag.

supplychainmanagement

Många Svenska företag sköter sina inköp från Kina via kinesiska säljagenter istället för att kommunicera direkt med sina leverantörer och många företag har inte ens ett kontrakt på plats. 

Scandic Sourcing's Inköpslösning

Vill du få en tryggare lösning för dina långsiktiga inköp från Kina så har Scandic Sourcing en inköpslösning med en dedikerad projektledare där vi tar hand om relationen med din leverantör, kommunicerar regelbundet och sköter orderläggning och prisförfrågningar.  Scandic Sourcing ser till att kringgå agenter och tredjeparter för att undvika påläggskostnader - vi kommunicerar direkt med leverantörer och fabriksägare på alla nivåer av din leverantörs organisation och bygger långsiktiga och transparenta relationer med dina leverantörer. Att ha en partner i Kina du kan lita på som långsiktigt jobbar med era leverantörer sparar in kostnader genom ökad transparens och tydligare översikt av kostnadsläget och förbättrar också relationen med dina leverantörer och bidrar till en kontinuitet och stabilitet i din leverantörsskedja.

Läs mer: Scandic Sourcings inköpslösning.

edvardmainpic

En svensk underleverantör till bilindustrin har anlitat Scandic Sourcing att ta hand om upprättandet av en kontorslokal på nära 1000 kvadratmeter i deras fabrikslokal i Wuxi, en miljonstad ett par timmars bilfärd nordväst om Shanghai i grannprovinsen Jiangsu. Scandic Sourcings blogg följer med vår nya medarbetare Edvard Olsson till Wuxi för färdigställandet av fabriken.

Edvard, med tidigare erfarenhet som VD på Ipeg i Shanghai, ansvarar för fabriksetableringar och interimsledning för Scandic Sourcing.

Översikt över bilindustrin i Kina. 

Vårt första stopp är i industrizonen Wuxi New Area där slutförhandlingar sker med en kinesisk designfirma angående konstruktionen och inredingen av kontorslokalen.

edvardscandicsourcing

Förhandlingarna är i sitt slutskede, det gäller att ha ett öga för detaljer och att ha gjort sin research. ”Vi har jämfört med offerter från andra firmor vi varit i kontakt med för att få fram det ungefärliga marknadspriset för en sånt här uppdrag så vi vet att designfirman ger ett rimlig pris", säger Edvard. "Sen gäller det att se vart det finns utrymme för vidare förhandlingar. Vi är ungefär i den prisbilden som vår kund i Sverige önskar just nu”.

Fabriksetablering i Kina 

Vi beger oss därefter till fabrikslokalen som ägs av en lokal näringsidkare som äger hela området med flera fabrikslokaler. Hyresvärden bedriver affärer på ett traditionellt kinesiskt vis med informella middagar och överenskommelser, så man får vara noga med uppföljningen. ”Det viktigaste steget gällande tillstånd är att få konstruktionen godkänd av de lokala brandmyndigheterna”, säger Edvard. Sedan inspekteras lokalen och särskilt golvet.

edvardscandic

"Man får alltid se upp med att hyresvärdar i sådana här situationer försöker spara in pengar genom att ta genvägar. Tex så måste vi bekräfta att det finns tillräckligt med armeringsjärn i betongen så att det håller för minimumbelastningen vi skrivit kontrakt på. I detta fall har specificationerna följts".

edvardscandicsourcinginspection

Efter att konstruktionen påbörjas gäller det att följa upp kontinuerligt för att bekräfta att allting sker enligt de överenskommna ritningarna samt materialval. Kontorsbyggnaden ska vara klar i November så byggnationen kommer ske snabbt – det gäller att upptäcka eventuella fel i ett tidigit skede för att korrigera dem i tid och hålla tidsramarna för projektet. I mars nästa år kommer allting vara färdigställt och redo för fullskalig produktion.

 Fredrik S

Scandic Sourcings blogg intervjuar Fredrik Sundström, Scandic Sourcings projektledare för inspektioner och kvalitetskontroll. Fredrik, som tidigare arbetat med fabriksetableringar inom stålindustrin i norra Kina har över 7 års erfarenhet av Sourcing i Kina.

Hur bygger man en bra relation med sina leverantörer i Kina?

Att träffa dem i person är det allra viktigaste – när man besöker fabriken så ser fabriksledningen att man tar projektet på allvar och kommunikationen kan då ske direkt istället för via långdragen epost-korrespondens. Sedan spelar såklart volym roll och att man har återkommande orders. 

fredrikinchina

 

Hur kan man försäkra sig om att få bra kvalitet i Kina?

Det viktigaste är att vara på plats i Kina och besöka sina leverantörer i person eller via en tredjepart. Sedan när man är på plats i fabriken så är det viktigt att man pratar med rätt folk, dvs. folk med direktanknytning till produktionen. VD:n för företaget har oftast inte samma inblick i projektets detaljer som en ingenjör eller tekniker och är också mer benägen att lova saker som man kanske måste ta med en nypa salt. 

Läs mer: Scandic Sourcings Kvalitetskontroll

suppliersinchinashanghai

 

Om man vill undvika att dra över deadline är det också viktigt att kunna vara på plats för projektstyrning och kontinuerligt följa upp produktionen så att man kan göra eventuella åtgärder i tid om något går fel.

Man får också se upp med språket, ofta har eventuell engelskspråkig säljpersonal i fabriken ingen insyn i produktionen och kanske lovar att allt är i ordning, men det viktigaste är att ta upp specifika problem med ingenjörer och tekniker – då är det oftast en fördel om man pratar kinesiska. Sedan kan man utgå från de diskussionerna när man förhandlar med VD:n och gå igenom de tekniska detaljerna steg för steg och vara specifik - det är viktigt att se upp för vaga formuleringar när man går igenom projektet. 

Hur undviker man oseriösa aktörer? 

Innan man väljer en leverantör så måste man göra en noggrann due diligence, alltså en granskning av de leverantörer som verkar intressanta. Den här granskningen, vilket involverar att gå igenom leverantörernas finanser, historia, leverantörens rykte, alltså vad andra kunder och aktörer inom leverantörerns bransch säger, är kanske det viktigaste steget i hela arbetet med kinesiska leverantörer för att filtrera bort oseriösa leverantörer. Det är viktigt att understryka vikten av att ta tiden att göra en noggrann leverantörssökning och utvärdering.

Läs mer: Hitta en leverantör i Kina

suppliersinchina

 

Sedan är det som sagt viktigt att besöka fabrikerna i person, och bara genom första intrycket av en fabrik och vilket skick den är i och att träffa fabriksledningen säger mycket om kvaliteten på leverantören. Väl ute i fabriken vill man se en jämn produktionsnivå, de ska inte vara tomma men inte överfulla heller – en leverantör säger oftast inte nej till en ny order även om de redan har full beläggning. 

Efter att man hittat en bra leverantör kan man göra en testorder för att få samples, och håller de måttet kan man lägga en mindre produktionsorder – och först när den är av rätt kvalitet kan man tillverka en större serie. På så sätt kan man undvika att kvalitetsproblem drabbar storskalig tillverkning, det är en klar fördel om man inte har för bråttom i den här processen. Helst ska man själv ha färdiga samples att visa leverantören i det här skedet för ju mer konkret man är desto större chans att man får precis det man vill ha.

bra

Business in China is rarely, if ever a smooth ride, but there are certain steps you can take to ensure that you avoid the worst pitfalls. Finding the right suppliers and then building a relationship with them can serve to greatly stabilize your supply chain, and make your sourcing and procurement more effective and less headache-inducing!

1. Due Diligence

The best way to get out of trouble when dealing with Chinese suppliers is never getting into it in the first place, and that’s where Due Diligence comes into play. Due diligence, in its simplest form, is the act of evaluating a prospective business by investigating their  financial, legal, operational and reputational state, and it’s arguably the most important thing you can do when sourcing in China.

So once you shortlist potential suppliers and you want to decide who approach for your potential order, you perform Due Diligence. You scrutinize the Chinese supplier’s operations. You check the financial records which recently became more transparent and easy to do and you look for discrepancies and inconsistencies and clues – anything to weed out a potential fraudulent supplier. Is their factory address located in a residential area? Is their address the same on their English website as their Chinese website, and does it correspond with what they stated via Email? What does the supplier’s competitors, customers and related industry media say, have they even heard of the supplier? If yes, what is their reputation? 

Due Diligence is not easy, and the numbers and the information can quickly become confusing. The complexity of the Chinese market and the complete quagmire you might find yourself into with conflicting reports and discrepancies is the nature of information gathering in China; thus paying for a professional service provider to conduct due diligence is a small, but highly sensible cost when compared to the potential losses of not doing so and is something to be highly recommended. Just the benefit of visiting the Chinese supplier’s facilities in person is reason alone to either travel to China yourself or hire a third party that can conduct Due Diligence on site.

* Watch out for: Suppliers who offers the product or service far below the market value are high risk actors that you generally want to avoid. The quality of the promised product or service is likely to be below what's acceptable.

 

2. Meet the suppliers in person

China is a relationship driven society, and to ensure that communication is effective, it’s recommended to meet the supplier in person, either yourself or through intermediaries. Sealing all the details of a contract via long distance emailing or phone calls can quickly become time-consuming and confusing. Having an informal dinner where you spend time chatting and building a relationship can go a long way towards getting the supplier to agree on the terms you want, rather than sending email.

 

3. Draft an iron-clad contract

Your negotiations seems to be going well with your Chinese suppliers, they agreed on all the key issues and promised to deliver your goods in time, and with the right quality. This is all well and dandy, but it doesn’t mean anything, unless it’s stated in a contract that both parties signed and agreed on. Verbal communication and informal promises are especially difficult to rely on in China.  Due to the famous “cultural differences” you can assume that Chinese suppliers communicates in a way where they are focusing on avoiding criticism and addressing concerns indirectly rather than being completely transparent and tackling challenges head on. That means that when a supplier might tell you that they will “try to meet the shipping deadline”, what they are in fact saying is that “there is no way we can meet the shipping deadline”. This is an important cultural discrepancy to wrap your head around. The way to work around issue is to draft an iron-clad contract that leaves few points up for discussion and penalizes the supplier if they cannot reach the quality you ask for in your agreed on time-frame. Add penalization clauses for damages, defects, and delivery deadlines. For instance you might have informally agreed on that the supplier will ship your goods within 30 days. You will know for sure if this is the case if you add a late delivery clause where the supplier starts paying a daily penalty for each day he fails to deliver the goods past the agreed on deadline. Bonus: Such a clause might also get the supplier to prioritize you over other less zealous customers).

 

4. Use intermediaries

If negotiations turn sour and you hit a standstill on key issues with an important supplier, it is advisable to use intermediaries to continue negotiations, especially if your supplier relationship is getting strained in the process.  

Note: It’s almost never a good idea to directly confront your Chinese suppliers with strong or emotional language – keeping your calm is crucial; one outburst might erase months of relationship building.

A third party can emotionally defuse the situation and address issues in a non-confrontational manner and objectively solve them in a way that – crucially – allows the supplier to save face.

 

Bonus tips:

1. Be specific

Try to be as specific and objective as possible, even when faced with major issues. Instead of saying general terms like “everything is a mess”, remain specific and say “these many items had this specific issue” (not only will this be helpful towards solving your issues but this also notifies the factory whether your problems are individual control issues or molding issues that’s affecting the entire production). Specificity is key.

 

2. Be calm and rational

Always in dealing with Chinese suppliers, it’s important to never lash out in angry outbursts, (even when you feel you have all the right in the world to do so). The Chinese counterpart will almost always become defensive themselves if you do so. If they issues pile up, you might want to solve them through intermediaries instead, but if you cannot, staying calm and rational can make the difference between a successful project and a disaster.

 

3. Don't rush the negotiation phase

Chinese suppliers take pricing and your Request For Quote(RFQ)/bidding as a process. They use it as a conversation, hence they send incomplete info to elicit reaction from the other side and some will keep very large negotiation margins in the first stages; keep that in mind if you previously assumed everything will be settled in the first RFQ.

 

4. Don't assume anything

When importing from China, assumption is the buyer’s worst enemy.  Raise key issues in bullet-point specificity and back it up with an iron-clad contract.

 

5. Don't emphasize single details

If you over-emphasize a single technical detail (especially if you use emotional language), you might get the supplier nervous over a certain aspect, which will have them they will think that this aspect is the only aspect of importance and thus this can lead to that other areas being neglected.