Shanghai. Credit checks of Chinese companies have been made significantly easier with an online National Company Credit Information database providing free information about Chinese domestic companies to the public.
China’s State Administration of Industry and Commerce has launched the National Company Credit Information System an online resource that provides free information about companies to the public. This followed the Provisional Rules on Enterprise Information Disclosure act which took effect on October 1 this year. The new disclosure act require all companies, foreign and domestic in the PRC to submit annual credit reports for public disclosure via the publicly available Enterprise Credit and Information Disclosure System which can be accessed online on a real-time basis. With the new online database, anyone can simply log in and access relevant financial, asset and legal liabilities information – greatly improving financial transparency among businesses in China.
- This is good news for anyone evaluating suppliers and potential business partners in China, says Per Linden, CEO of the consulting firm Scandic Sourcing. One year ago, credit disclosure companies stopped getting access to tax reports, which made it difficult to make credit checks of Chinese companies. To get accurate info, we had to ask the companies themselves to disclose their annual audit reports, which they may or may not do. Now, the publicly available Credit and Information Disclosure System circumvents all that, and I think this is a big step towards simplifying credit checks in China.
Screenshots from the search function of the new online resource for credit disclosure which Chinese companies (and any other company operating in China) are expected to submit their financial information to.
The information companies are required to provide includes corporate registration data, record filing, chattel equity pledge registration, mortgage registration, and notably administrative penalties levied by the Chinese Administration of Industry and Commerce. Look for the latter when evaluating a potential partner or supplier; it’s an important indicator of a company’s creditworthiness and integrity that used to be confidential. The companies themselves are responsible for the authenticity and legality of the information they disclose and spot checks on the disclosed information will be conducted; third parties may report any information they suspect is false.
Companies that fail to submit their reports in time will be recorded in the directory of companies with abnormal business operations and if the company fail to fulfill their disclosure obligations within three years, they will be recorded in the directory of companies with serious illegal conduct, and their legal representative or person-in-charge will be prohibited from becoming a legal representative or person-in-charge of any other company for three years.
The website can be found here (in Chinese)
http://gsxt.saic.gov.cn/
Scandic Sourcing har pratat med Alexandra Frenander, en ny CSR-medarbetare på Scandic Sourcing med en lång bakgrund inom Code of Conduct arbete i Sverige om hur man bäst jobbar med Corporate Social Responsibility i Kina.
Namn: Alexandra Frenander
Bakgrund: Mastersexamen i internationell arbetsrätt, arbetat med hållbarhetsfrågor på ett konsultföretag i Sverige.
Vad innebär Corporate Social Responsibility (CSR) och Code of Conduct?
CSR och Code of Conduct program implementeras av företag för att se till att alla delar av ens operation följer gängse regler och lagar (som tex. arbetsrätt), och att arbetet sker säkert och etiskt. Skillnaden mellan de två är att CSR är den mer generella termen som syftar till ett företags värdegrund, och ett Code of Conduct är det specifika programmet som används för att kvalificera att verksamheten sköts enligt de krav man sätter upp.
Vad är fördelarna med att implementera ett Code of Conduct program?
Det är ju jätteviktigt att ha åtminstone ett grundläggande Code of Conduct program, så att man inte står helt handfallen om problem eller granskningar skulle uppstå bland ens egna anläggningar eller hos leverantörer. Det kan också vara ett krav bland kunder, eller för att få ISO-certificeringar.
Även när man vill kvalificeras för upphandlingar inom offentlig sektor så är det ett krav att man har ett grundläggande Code of Conduct program där man kan visa att ens leverantörer agerar inom rimliga ramar i förhållande till mänskliga rättigheter, arbetsrätt och så vidare.
Det är helt enkelt inte seriöst att vara helt ovetande om förhållanden hos sina egna leverantörer – och inte vidare ansvarsfullt heller. Rent praktiskt så finns det ju konkreta fördelar med att ha en åtminstone grundläggande översikt över sina leverantörers processer för det minskar ju risken för stopp i ens supply chain. COC fungerar ju också en sorts grundläggande leverantörskvalifikation. Om en leverantör inte kan få upp adekvata nödutgångsskyltar tex., så kan man nästan räkna med att andra problem kommer uppstå med tex. kvalitetskontroll eller ledtider. När alla leverantörer du jobbar med uppfyller dina grundläggande Code of Conduct krav, så har samtidigt högriskleverantörerna sållats ut, och samtidigt bygger man starkare band med de leverantörer som uppfyller kraven och säkrar alltså sin supply-chain.
Läs mer: Kolla in Scandic Sourcings prisbelönta Code of Conduct program (pdf).
Vilken typ av CSR arbete gjorde du i Sverige?
I Sverige kunde vårt CSR och Code of Conduct arbete handla om företags processer för kemikaliehantering eller att löner var avtalsenliga; men det var vitt och brett – vi arbetade också med t.ex. bärplockares arbetsrätt inom livsmedelsindustrin.
Hur kommer det sig att du nu jobbar med COC frågor i Kina och vilka utmaningar ser du här?
Det är ju här i Kina som mycket av det viktiga Code of Conduct arbetet får en annan relevans; det är ju en sak att sitta i ett huvudkontor i Sverige eller Europa och utarbeta CSR planer, men en annan är ju att se hur det verkligen blir implementerat hos t.ex. en underleverantör i Kina. Och det arbetet, att överbrygga gapet mellan tex ett huvudkontor i Sverige och en underleverantör i Kina är ju själva kärnan av Code of Conduct.
Specifika problem är ju tex att lagstiftningen skiljer sig såpass mellan Europa och Kina att det ibland inte går att implementera en Code of Conduct – man måste ibland modifiera sina mål och anpassa dem och nås halvvägs – utan såklart att kompromissa med ens etiska ramverk. Men vissa saker, standarder osv., går kanske inte alls på grund av att arbetsrätt och regler skiljer sig i Kina och då kan man inte vara för envis, utan måste hitta lösningar runt det, därför tror jag det krävs en hel del erfarenhet och träning för att verkligen kunna implementera en Code of Conduct i Kina.
How do you enter the Chinese market?
When deciding on your China entry – one of the considerations is what company form to use. Some of the more common choices of how to enter the Chinese market is to partner up with a local company in a Joint Venture, establish your own Wholly Foreign Owned Enterprise (WFOE), establish a representation office, selling via an Agent or to employ the services of a Business Support Office.
The Chinese market becomes more and more important for all kinds of products and services. It is necessary for nearly every enterprise today to have a China strategy, weather it is selling to China, buying from China or competing with Chinese products in the home market.
Agents
China is a complex market and is not for everyone. If you can find the perfect agent it might be better to let them handle it, sit back at home and let the orders roll in. However, in reality it is hard to find partners and agents that both have the right maturity when it comes to co-operation and also, who can communicate in English. It is even harder to select them after just a few business trips or an exhibition.
A presence in China with Chinese-speaking staff or assistance always open up new possibilities and makes it less risky to evaluate partners, suppliers and customers. It does not need to be expensive to establish such a presence.
Joint Venture
Establishing a Joint Venture (JV) used to be the traditional way for foreign companies in China because of a number of reasons. Not only is a JV a mandatory choice in many industries that bans or restrict foreign controlled companies. This has been the case for instance in the automotive industry. It can sometimes be a safer bet to rely on an established partner’s existing infrastructure, trained staff and network rather than having to start from scratch. But while the JV has benefits such as the access to your partner’s existing resources, it has drawbacks. Your Intellectual Property is particularly vulnerable in a Joint Venture and finding a reliable partner is crucial. Negotiating the terms of the JV with your Chinese partner can also be a complex process. A joint Venture is only suitable for the largest companies that really need it to reach a restricted industry and has the resources to have a senior team with China experience to work on due diligence on managing the Joint Venture.
WFOE
Since several years a wholly owned foreign enterprise, i.e. a limited liability company wholly owned by the foreign investor, is the most popular choice among foreign invested enterprises. While it gives you benefits once it’s up and running, such as complete managerial control of a legal entity (as opposed to a JV), ability to invoice in local currency, ability to convert RMB profits into USD, and capability to employ staff without restrictions; setting up a WFOE in China also has its drawbacks. The registration process is time-consuming and may take everything from 3 to 6 months depending on the city and how well prepared you are with submitting the required documentation. Delays are common due to frequently updated administrative procedures. China also has capital controls that limits your ability to provide loans to your entity. For this reason most WOFE’s are overcapitalized from a Western standpoint and needs to carefully manage cash flow which can limit their growth.
In the free-Trade Zones the Chinese government is now experimenting with simplifying this process and recent updated company registration procedures will shorten the registration process.
Once a WOFE is in place it requires maintenance. Not only does the tax bureau want results and balance sheets every month, there are also frequent reports to the industrial bureau, the labor bureau etc. The administrative team and the man hours in administration is normally at least double to what is required in western countries.
Representative Office
This was once a popular first step for many foreign companies and enabled them to employ people and pay costs but did not have any legal capacity or ability to invoice in local currency. It was a common approach for example purchasing offices, technical support and marketing support operations where the business was done by the head office overseas directly with a Chinese partner.
The Chinese government is obsoleting this form, tax requirements are getting more complicated and there are limitations in employing foreign staff. Thus, many Rep offices are currently being converted to WOFE’s.
Business Support Office
Serviced offices are available everywhere in China but has limited service and possibilities to handle staff and minor cost payments. They are suitable if you want to send a person still paid in the home country to have a fixed point during a shorter session in China.
Many companies now offer full service Business Support Offices.
A Business Support Office is great if you want to jump on an opportunity in China and start up fast. They are also used when you are not exactly sure how much you want to commit to a full scale operation in China and want to test the waters while you refine your strategy.
With a Business Support Office you typically hire office space by a third party service provider that has resources that allows you to start working as a company entity immediately. Different providers have different licenses. Some are restricted to consulting work but can hire, invoice and run your company just as a WFOE – while perhaps you are waiting to register your own WFOE
If you need to hit the ground running and enjoy all privileges such as ability to hire staff and invoice customers, a fully serviced Business Support Office is your best alternative. Long term a WFOE is the best alternative.
Scandic Sourcing held an entrepreneurial day for Executive MBA students from Audenica School of Management in France on how to best do business in China.
Audencia School of Management was on a week-long study tour in Shanghai and Beijing to meet entrepreneurs and business leaders to get first-hand information on how to succeed in China. The theme of the trip was innovation and entrepreneurship in China. The managers spent one afternoon in Scandic Sourcing’s downtown office where CEO Per Linden and Market Entry Consultant Thomas Axelsson held lectures on best practices for doing business in China.
Scandic Sourcing CEO Per Linden holding a lecture on Market Entry in China.
The Management students were happy with the visit in Scandic Sourcing's office. Scandic Sourcing was happy to oblige the Executive MBA students with our knowledge and experiences of doing business in China and wish them success in their future China ventures.
Johnas Rundgren är General Manager för Predire Testcenter i Kina. Moderbolaget Predire Group är ett familjeägt företag med runt 100 anställda som jobbar med testsimuleringar och kvalitetssäkrande tjänster, främst inom bilindustrin för kunder som Volvo, Audi, BMW och Mercedes. För två år sedan beslutade sig Predire för att expandera till Kina med hjälp av Scandic Sourcing.
Predire har etablerat en testanläggning mittemot Volvos nya R&D-center i bilstaden Jiading norr om Shanghai och har bland annat installerat klimatkammare som kan simulera en mängd olika klimatförhållande samt korrisionspåverkan och på så vis simulera åldrande av material, funktioner, på såväl kompletta fordon som diverse olika system. Sedan de kom till Shanghai har de bland annat skrivit ett samarbetsavtal med Magna och arbetat med både europeiska och Kinesiska biltillverkare.
Varför valde ni att etablera er testanläggning i Jiading?
Johnas Rundgren: Jiading har utvecklats till ett R&D-center för biltillverkare och underleverantörer. Den utvecklingen styrdes delvis av Jiadings lokala ledning som gav ekonomiskt stöd till Geely som ju äger Volvo, i utbyte mot att de placerade sitt R&D Center i Jiading. I tillägg till Volvo finns här FIAT, Volkswagen, Autoliv, Magna Steyr, Brose och flera andra stora aktörer som gör Jiading jätteintressant.
Läs mer: Översikt över bilindustrin i Kina
Hur har det gått hitills?
Johnas Rundgren: Det har varit tufft emellanåt att få allt på plats och det har tagit lite mer tid än vad vi först beräknade. Jag har också stött på många nya situationer här i kina, även situationer där man förväntat sig att jag skulle betala ut mutor och så många svåra förhandlingssituationer; men i stora drag så känner jag att vi tagit oss framåt bra och att vi tillslut fick allt på plats. Jag har varit noggrann med att hålla allt 100% transparent och ärligt.
Varför flyttade ni just 2013?
Johnas Rundgren: Vi var faktiskt på gång redan förra året, men valde då att istället att investera i Tyskland. En faktor var att vi ansökte om etableringsstöd från Swedfund och det gav oss den lilla extra hjälpen som vi behövde för att våga ta steget in i Kina.
Johnas Rundgren visar upp sina klimatkammare i testanläggningen i Jiading.
Vad har du för tips till andra som har planer på att expandera sin verksamhet till Kina?
Johnas Rundgren: Det gäller givetvis att göra sin hemläxa innan dess att man bestämmer sig för att investera i en marknad som Kina. Det är en gigantisk och växande marknad, men det är inte heller en billig marknad att ge sig in på. Kinesiska kunder arbetar och fungerar på ett helt annat sätt än vad vi är vana ifrån Europa, det måste man vara beredd på. Inom bilindustrin i Europa och framförallt Sverige, så kan man förlita sig på att kunder inte tar onödigt mycket av varken sin egen eller vår tid för att diskutera offerter/ordrar/kontrakt utan att det finns substans bakom deras intresse. I Kina är det helt annorlunda och det är väldigt svårt att veta hur man ska förhålla sig till vissa förfrågningar. Underskrivna kontrakt och en tydlig ansvarsfördelning (typ RACI) är viktiga inslag innan dess att man helt kan förlita sig på vad som faktiskt gäller.
Hur är förutsättningarna att hitta kunder och lyckas i Kina som svensk underleverantör till bilindustrin?
Johnas Rundgren: Svenska företag inom bilindustrin står oftast högt i kurs även i ett internationellt perspektiv. Kina är idag världens största bilmarknad och tillverkar flest antal fordon i världen, så givetvis är det en hård konkurrenssituation. Men så länge man har ett företag med ett produkt- eller tjänsteutbud som normalt kan konkurrera internationellt så borde förutsättningarna vara de samma även för den kinesiska marknaden.
Hur gick det till när ni beslutade er för att åka till Kina?
Johnas Rundgren: Vi kontaktade konsultfirman Scandic Sourcing för att hjälpa oss upprätta vårt testcenter och de gjorde en ingående studie för att hitta det bästa läget och lämpliga industrilokaler för oss. Så när jag klev av planet kunde vi i princip direkt börja besöka intressanta fabrikslokaler i Shanghai. Scandic Sourcing hjälpte oss också med att registrera vårt företag, vilket snabbade upp hela uppstartsprocessen.
Sida 4 av 7